Al Acecho de Administradores de Flotas y Profesionales de Logística

El sector logístico es uno de los más dinámicos que existe, en el papel podrás tener un horario laboral pero en la práctica, el trabajo te acompaña a donde quiera que vayas y muy probablemente a la hora que sea. No importa en cuál eslabón de la cadena logística te encuentres, lo más probable es que siempre tengas que mantenerte disponible para atender incidencias, demoras, cambios, cuellos de botella y otros circunstanciales más para conseguir que un producto llegue del punto A al punto B.

Dentro de toda esa vorágine, que de por sí ya es compleja, hay que agregar las complicaciones que supone darse cuenta que el operador del vehículo que transportará la mercancía tiene la licencia vencida, o peor aún, que ocurrido un accidente resulta que la póliza de seguros ya no se encuentra vigente. Y mientras que en el primer caso el problema probablemente se reducirá a un retraso en la salida de un embarque al asignarlo a otro transportista o con la llegada de otro de la misma en sustitución del primero; en el segundo caso podemos hablar de pérdidas millonarias por daños al equipo,  a infraestructura, daños a terceros entre otros.

Vencimientos y Vigencias en todos lados

Pero, ¿por qué llegan a presentarse este tipo de situaciones? ¿Es tan difícil anticiparse a la llegada de esos vencimientos y llegar a los mismos completamente ajenos del riesgo al que “súbitamente” nos encontramos expuestos? La teoría diría que no, es simplemente una cuestión de organización y buena administración, sin embargo, lo anterior es a veces como el “sentido común” que debiendo ser una virtud o en términos menos románticos, una característica del ser humano; se dice que es el menos común de los sentidos. Esto podría ser desalentador para cualquier seleccionador de Recursos Humanos quien tal vez tendría que ampliar requerimientos  en algunas descripciones de puesto o bien asegurarse de que el personal encargado de este tipo de seguimiento cuente con las habilidades administrativas para ello.

Alternativas

Es ante esta necesidad que empresas de software han incluido dentro de las funcionalidades de sus sistemas de Administración de Recursos o mejor conocidos como ERPs (Enterprise Resource Planning) la configuración de alertas para contar así con aviso oportuno sobre la próxima llegada de una fecha. Por ejemplo, en el caso de empresas transportistas, comúnmente se relacionan con vencimientos y vigencias de diversos documentos de sus operadores como Licencia o Aptos Médicos; mientras que en el caso de sus vehículos se relacionan con Pólizas de Seguro o Verificaciones entre otros.

Sin embargo, económicamente hablando, los ERPs generalmente están fuera del alcance de la micro o pequeña empresa por lo que éstas terminan recurriendo a “controles” de estos vencimientos y vigencias en hojas de cálculo, esto debería ser suficiente toda vez que este tipo de paquetería es sumamente poderosa sabiendo utilizarla. Desafortunadamente no mucha gente tiene amplio conocimiento sobre las funcionalidades disponibles y es ahí donde haciendo una búsqueda en internet se pueden encontrar diversos controles basados en hojas de cálculo que buscan cubrir esta necesidad, si estás interesado en conocer una de ellas da click aquí.